SISTEM INFORMASI

A.    Informasi dan Sistem Informasi

a.      Informasi

Raymond McLeod (1995) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya.Alat pengolah informasi dapat meliputi elemen komputer, elemen non komputer, atau kombinasinya.

Sumber informasi adalah data.Data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.Informasi diperoleh setelah data-data mentah diproses atau diolah.  Menurut John Burch dan Gary Grudnitski, agar informasi dihasilkan lebih berharga, maka harus memenuhi kriteria berikut :

1.      Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan.

2.      Informasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya bagi yang membutuhkan.

3.      Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan.

Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.  Informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.Informasi digunakan tidak hanya oleh satu orang pihak dalam organisasi.Nilai sebuah organisasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya.Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

b.      Sistem Informasi

Sistem informasi yaitu suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi.Biasanya suatu perusahan atau badan usaha menyediakan semacam informasi yang berguna bagi manajemen. Sebagai contoh: Perusahaan toko buku mempunyai sistem informasi yang menyediakan informasi penjualan buku-buku setiap harinya, serta stock buku-buku yang tersedia, dengan informasi tersebut, seorang manajer bisa membuat kebutusan, stock buku apa yang harus segera mereka sediakan untuk toko buku mereka, manajer juga bisa tahu buku apa yang paling laris dibeli konsumen, sehingga mereka bisa memutuskan buku tersebut jumlah stocknya lebih banyak dari buku lainnya.

Pengertian Sistem Informasi menurut beberapa Ahli

Pengertian sistem informasi menurut John F. Nash

Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.

Pengertian sistem informasi menurut Henry Lucas 

Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedurprosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam.

B.     Level Manajemen dan Arus Informasi

Di dalam organisasi tradisional, umunya terdapat empat kelompok, yaitu manajemen lini atas, manajemen lini tengah, manajemen lini bawah, dan pegawai non-manajemen.Keempat kelompok tersebut sering digambarkan dalam bentuk piramida sebagaimana diperlihatakan pada gambar 1.1.

Gambar 1.1Level manajemen dalam organisasi

a.      Manajemen Lini Atas

Manajemen lini atas atau sering disebut manajemen strategis adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis.Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang digunakan.Di dalam organisasi besar, direktur utama, direktur pemasaran, direktur keuangan dan akuntansi, dan direktur produksi termasuk dalam katagori manajemen lini atas.

b.      Manajemen Lini Tengah

Manajemen lini tengah atau sering disebut manajemen taksis adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taksis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi.Termasuk dalam organisasi ini adalah manajemen pabrik, manajemen operasi, dan manajemen akuntansi.

c.       Manajemen Lini Bawah dan Pegawai non-manajemen

Manajemen lini bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi.Fokus utama manajemen ini adalah mengawasi para pegawai non-manajemen, memantau kegiatan sehari-hari, dan melakukan tindakan koreksi jika sewaktu-watu dibutuhkan.Yang termasuk manajemen lini bawah adalah penyelia (supervisor), kepala proyek, dan kepala bagian.Sedangkan yang termasuk pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.

Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horizontal.Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus vertikal ke atas dan arus vertikal ke bawah.Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan.Arus informasi ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

C.    Jenis Keputusan

Jenis keputusan dibagi menjadi tiga jenis :

1.      Keputusan terstruktur (structured decision) adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang, bersifat rutin, dan prosedur pengambilan keputusan sangat jelas.  Keputusan ini terutama dilakukan pada manajemen lini bawah.  Contoh keputusan terstruktur adalah pemesanan barang.

2.      Keputusan semiterstruktur (semistructured decision) adalah keputusan yang mempunyai sifat yakni sebagian keputusan dapat ditangani oleh komputer dan yang lain tetap haru dilakukan oleh pengambil keputusan.  Contoh keputusan semiterstruktur adalah pengevaluasian kredit.

3.      Keputusan tidak terstruktur (unstructured decision) adalah keputusan yang penanganannya rumit, karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi.  Keputusan ini umumnya terjadi pada menejemen lini atas.  Contoh keputusan yang tidak terstruktur adalah pengembangan teknologi baru.

D.    Jenis Sistem Informasi

Sistem informasi dapat dibedakan menurut dukungan terhadap berbagai level manajemen maupun area fungsional (departemen).  Menuru dukungan terhadap berbagai level manajemen, terdapat jenis sistem informasi yang dinamakan TPS (Transaction Processing System), MIS (Management Information System), DSS (Decision Suppot System), EIS (Executive Information System), OAS (Office Automation System), GSS (Group Support System), dan ISS (Intellegent Support System). 

Sistem	Fungsi	Pemakai
TPS	Menghimpun dan menyimpan informasi transaksi	Orang yang memproses transaksi
MIS	Mengonversi data yang berasal dari TPS menjadi informasi yang berguna dan memantau kinerja organisasi.	Semua level manajemen
DSS	Membantu pengambil keputusan dengan menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi.	Terutama manajemen lini tengah
EIS	Menyediakan informasi yang mudah diakses dan bersifat eksekutif dan kemampuan drill-down untuk melihat data yang lebih detil.	Umumnya untuk manajemen lini atas.
ISS	Sistem cerdas yang digunakan untuk membantu pemecahan masalah.	Orang yang hendak memecahkan masalah yang memerlukan kepakaran.
OAS	Sistem yang menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen atau bertukar pesan sehingga oekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.	Staf maupun manajer.
GSS	Jenis sistem informasi yang digunakna untuk mendukung sejumlah orang yang bekerja dalam suatu kelompok.	Anggota tim kerja atau para manajer.

Sedangkan menurut area fungsional dalam perusahaan terdapat sistem informasi akuntansi, sistem informasi keuangan, sistem informasi manufaktur, sistem informasi pemasaran, dan sistem informasi sumber daya manusia.

Sistem Informasi	Keterangan
Sistem informasi akuntansi	Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh akuntansi (departemen atau bagian akuntansi).  Sistem ini mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan.
Sistem informasi keuangan	Sistem informasi yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan (departemen/bagian keuangan) yang menyangkut keuangan perusahaaan.
Sistem informasi manufaktur (disebut juga SI Produksi atau SI Operasi)	Sistem informasi yang bekerja sama dengan sistem informasi lain untuk mendukung manajemen perusahaan (baik dalam hal perencanaan maupun pengendalian) dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan.
Sistem informasi pemasaran	Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran.
Sistem informasi SDM	Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi personalia.

Sistem-sistem seperti diatas dikenal sebagai sistem informasi fungsional.

Dalam praktik, sistem informasi yang disediakan dalam organisasi umumnya merupakan gabungan dari beberapa sistem informasi yang ditujukan untuk beberapa level pemakai.Sistem seperti ini dinamakan sistem informasi hibrida atau terkadang dinamakan sistem informasi terintegrasi vertikal.Contohnya integrasi antara sistem TPS, MIS, dan EIS.Pada contoh ini, MIS mengambil data dari TPS, sedangkan EIS mengambil data dari TPS dan MIS.

E.     Sistem Antar Organisasi

Sistem antarorganisasi adalah sistem yang mengotomatiskan arus informasi antarorganisasi untuk mendukung perencanaan, perancangan, pengembangan, produksi, dan pengiriman produk dan jasa.Implementasi sistem organisasi terkadang melibatkan anatara penjual dan pembeli, membentuk sistem yang disebut dengan CIS (Customer Integrated System).CIS adalah sistem yang memungkinkan pelanggan dapat berinteraksi langsung dengan sistem informasi milik suatu perusahaan.Contoh yang paling umum adalah sistem ATM.  Dalam hal ini, pengguna dapat menentukan sendiri jumlah uang yang akan diambil.

F.     Unit Layanan Sistem Informasi

Organisasi yang mempunyai sistem informasi pada umunya mempunyai  wadah atau bagian dengan nama EDP (Electronic Data Processing) atau PDE (Pengolahan Data Elektronis), MIS (Management Information System), teknologi informasi, ataupun nama yang semacam itu.  Akan tetapi, tentu saja sistem organisasi sistem informasi sangat bervariasi; bergantung pada kompleksitas pekerjaan yang ditangani.Gambar 1.2 menunjukkan contoh struktur organisasi sistem informasi yang terpusat, sedangkan gambar 1.3 memperlihatkan contoh struktur organisasi sistem informasi yang tersebar.

                        Gambar 1.2 Struktur organisasi sistem informasi terpusat

Gambar 1.3 Struktur organisasi sistem informasi yang tersebar.

Di dalam organisasi yang mempunyai staff penunjang sitem informasi, semua pegawai yang berada di bawah bagian sistem informasi biasa disebut prefesional sistem informasi (profesional teknologi informasi) atau spesialis sistem informasi (spesialis teknologi informasi.Adapun staff di luar bagian sistem informasi, yang menggunakan sistem, biasa disebut pemakai akhir (end-user).Dalam praktik, tidak semua perusahaan memiliki semua personil seperti itu.Kadangkala, seseorang merangkap beberapa pekerjaan sekaligus.Hal seperti ini biasa dijumpai pada perusahaan-perusahaan berskala kecil di Indonesia.

G.    Pengembangan Sistem Informasi

Ada banyak cara dalam mengembangkan sistem informasi, seperti insourcing, prototyping, pemakaian paket perangkat lunak, selfsourcing, dan outsourcing.

a.       Insourcing

Pada masa sekarang masih banyak perusahaan yang mengadakan sistem informasi dengan car melakukan pengembangan sendiri atau yang dikenal dengan istilah insourcing.  Pengembangan ini dilakukan oleh para spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System).

Pengembangan sistem pada umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC (System Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem.  Dengan menggunakan SLDC ini, organisasi akan mengikuti enam langkah penting yang mencakup tahapan sebagai berikut :

1.      Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana strategis dalam organisasi.

2.      Penentuan ruang lingkup, yaitu penentuan lingkup sistem yang diusulkan untuk dibangun.

3.      Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.

4.      Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pda tahapan analisis.

5.      Implementasi, yaitu membua sisem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem.

6.      Pemeliharaan, yaitu mendukung sistem yang telah berjalan.

b.      Prototyping

Prototyping merupakan suatu pendekatan yang membuat suatu model yang memperlihatkan fitur-fitur suatu produ, layanan, atau sistem usulan.Modelnya dikenal dengan sebutan protoype.  Langkah dalam prototyping adalah :

1.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan dasar pemakai.

2.      Mengembangkan sebuah prototype.

3.      Menggunakan prototype.

4.      Memperbaiki adan meningkatkan prototype.

c.       Pemakaian Paket Perangkat Lunak.

Pada praktiknya, sebuah paket perangkat lunak seringkali belum sesuai dengan semua kebutuhan perusahaan.Namun, adakalanya kemampuan yang ditawarkan sebuah paket perangkat lunak jauh melebihi dari kebtuhan.Oleh karena itu, diperlukan pula tindakan untuk mengidentifikasi perbedaan antara kemampuan yang ditawarkan paket perangkat lunak dengan kebutuhan perusahaan.Umumnya, paket perangkat lunak dijual dalam bentuk modul-modul secara tepisah; misalnya berupa modul Account Payable, Accounts Receiveable, Payroll, dan General Ledger.Pada keadaan seperti ini, tentu saja modul-modul yang sekiranya belum diperlukan bisa tidak dibeli.  Dalam hal ini, ada tiga alternatif yang biasa dilakukan setelah ditemukannya perbedaan-perbedaan :

1.      Memodifikasi paket perangakat lunak disesuaikan dengan kebutuhan.

2.      Mengubah prosedur dalam perusahaan agar diseusaikan dengan prosedur yang diterapkan pada paket perangkat lunak.

3.      Menggunakan paket perangkat lunak tersebut tanpa melakukan perubahan apapun.

d.      Selfsourcing

Alternatif lain dalam mengembangkan sistem yakni berupa selfsourcing, yang berarti suatu model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerj adi suatu area fungsional dalam organisasi dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa bantuan sama sekali.  Model ini biasa dikenal dengan istilah end-user computting atau user application development.

e.       Outsourcing

Outsourcing adalah pendelegasian terhadap suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi ke pihak lain dengan jangka waktu tertentu, biaya tertentu, dan layanan tertentu.  Bentuk outsourcing yang umum dilakukan pada perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah bidang layanan kebersihan ruangan.Dalam bidang teknologi informasi, beberapa bank di Indonesia telah menerapkan outsourcing.Dalam hal ini, pengembangan sistem dilakukan oleh perusahaan luar.Pada praktiknya, outsourcing sistem informasi terkadang tidak hanya dalam hal pengembangan sistem, melainkan juga pada pengoprasiannya.

Secara prinsip, ada lima alasan yang mendasari pemilihan outsourcing :

1.      Menghemat uang; memperoleh Return On Investment (ROI) yang lebih besar.

2.      Fokus pada kompetensi utama.

3.      Mencapai tingkat kepegawaian yang fleksibel.

4.      Mendapatakan akses ke sumber daya global.

5.      Memperpendek waktu untuk masuk ke pasar.